Postępowanie o naprawienie szkody wszczynane jest na pisemny wniosek strony, składany we właściwym oddziale PGG S.A. W sytuacjach awaryjnych lub w razie wystąpienia wstrząsu pochodzenia górniczego, zgłoszenia można dokonać również telefonicznie. Przez sytuację awaryjną rozumie się nagłe wystąpienie stanu zagrożenia zdrowia, życia lub mienia użytkowników powierzchni terenu, lub powstania szkody o znacznych rozmiarach, jeśli istnieje przypuszczenie, że zagrożenie zaistniało wskutek ruchu zakładu górniczego i wymaga ono niezwłocznego podjęcia działań dla jego likwidacji lub minimalizacji skutków. 

Wniosek w sprawie szkód w uprawach i zasiewach winien być złożony w okresie wegetacyjnym uprawy, nie później niż 14 dni przed datą planowanego jej zbioru. Wniosek złożony w innym okresie musi być uzupełniony o dokumenty potwierdzające: wystąpienie szkody, rodzaj uprawy i jej areał w okresie, którego wniosek dotyczy (warunki te nie dotyczą wniosku o odszkodowanie z tytułu niemożności użytkowania nieruchomości gruntowej zgodnie z jej przeznaczeniem).

Jeśli wniosek o naprawienie szkody zostanie przesłany do niewłaściwego oddziału spółki wówczas oddział ten ma obowiązek niezwłocznie przesłać wniosek do oddziału właściwego, z jednoczesnym powiadomieniem o tym wnioskodawcy.

Oddział Spółki odpowiedzialny za rozpatrzenie wniosku, po zbadaniu jego zasadności, ma obowiązek niezwłocznego zakomunikowania (w formie pisemnej) wnioskodawcy o wyniku jego rozpatrzenia.